Під час реєстрації кожному зверненню громадянина присвоюється реєстраційний номер шляхом проставляння реєстраційного штампа або штрих-коду та дати реєстрації.
Реєстраційний номер містить початкову літеру прізвища громадянина, порядковий номер справи, звернення громадянина, а також порядковий номер цього звернення в СЕД.
Реєстраційний номер може бути доповнено іншими позначеннями, що забезпечують пошук, аналізування, систематизацію і зберігання звернень громадян.