Протокол про результати проведення комісіями конкурсів на право оренди рухомого військового майна затверджує командир військової частини.
Облік протоколів про результати конкурсів, а також матеріалів, які подаються на розгляд до конкурсних комісій, ведеться у військовій частині, де проводилися конкурси.
Зазначені протоколи зберігаються у військових частинах протягом трьох років після припинення дії договорів оренди.
Належним чином оформлені, підписані всіма членами комісії та затверджені протоколи проведення конкурсів є підставою для звернення військових частин до структурних підрозділів (за підпорядкованістю) за отриманням дозволів на передачу в оренду рухомого військового майна та укладення договорів оренди з переможцями конкурсів.