Видані Свідоцтва обліковуються в книзі обліку, яка ведеться у навчальному підрозділі ВВНЗ (ВНП ВНЗ), що здійснює підготовку слухачів на курсах. У книзі обліку зазначаються:
військове звання, прізвище, ініціали та особистий номер (для військовослужбовців) особи, яка отримала Свідоцтво;
серія та номер Свідоцтва;
назва іноземної мови та стандартизований мовленнєвий рівень (відповідно до стандарту НАТО STANAG 6001), що зазначені у Свідоцтві;
дата складання екзамену (тесту), що зазначена у Свідоцтві;
номер та дата протоколу про результати мовного тестування, на підставі якого оформлено Свідоцтво;
дата видачі Свідоцтва.