Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його повинен оформити представник підрозділу діловодства УДО України, який обов’язково має зазначити в запиті свої посаду, прізвище, ім’я, по батькові, контактний телефон та надати копію запиту особі, від імені якої його подано.