Форма обліку "Статистична картка на звернення" забезпечує формування розділу 6 статистичного звіту про роботу прокурора за формою N П (додаток 24).
Статистична картка є первинним обліковим документом роботи прокурора з розгляду і вирішення звернень.
У статистичних картках, які застосовуються в міських, районних, міжрайонних, а також інших прирівняних до них прокуратурах, у розділі "Характер звернень" повинен міститись, як мінімум, перелік показників, передбачених у таблиці 26 розділу 6 звіту про роботу прокурора за формою N П. В апаратах прокуратур АР Крим, областей, міст Києва і Севастополя, а також в інших прирівняних до них прокуратурах перелік характеру звернень визначено Генеральною прокуратурою України відповідно до додатка 24.
У розділі статистичної картки "Місце оскаржених дій" вказуються адміністративно-територіальні одиниці, на територію яких поширюється компетенція прокуратури.
При вирішенні звернення з порушенням строку повинні бути відображені відповідні пункти розділу Х статистичної картки.
Строк розгляду і вирішення звернення обчислюється із наступного дня після його надходження в прокуратуру (а не в певний відділ чи виконавцю) до дня направлення повідомлення заявнику про прийняте рішення. Якщо закінчення строку випадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий день.
Строк розгляду і вирішення звернення позначається у статистичній картці відповідно до вимог розділу 6 Інструкції до статистичної звітності "Про роботу прокурора".
Статистичні картки заповнюються шляхом округлення відповідних цифр - номерів рядків.
До кожного зареєстрованого звернення прикладається бланк статистичної картки. У картці позначається дата надходження звернення в прокуратуру, дата передачі його у структурний підрозділ, індекс відділу і прокурора, номер наглядового провадження, індекс регіону, звідки надійшло звернення. У міських, районних, міжрайонних, а також в інших прирівняних до них прокуратурах ці показники (крім індексів відділів і прокурора) наводить канцелярія, а решту відмічає прокурор.
До звернень, отриманих на особистому прийомі, бланки статистичних карток прикладаються прокурором, який заповнює всі необхідні реквізити.
Забороняється діловоду приймати від прокурора розглянуті і вирішені звернення без статистичних карток до них.
Заповнені статистичні картки зберігаються в канцелярії окремо за кожний місяць і знищуються по закінченні року після відображення відомостей, які в них містяться, у річному звіті.
При заповненні статистичних карток на звернення необхідно дотримуватись вимог наказу Генерального прокурора України від 28.10.02 N 9 ( v0009900-02 ) "Про організацію роботи з розгляду звернень та особистого прийому громадян в органах прокуратури" і Інструкції із складання статистичного звіту про роботу прокурора за формою N П.
Якщо при розгляді звернення прокурором буде з'ясовано, що воно по суті є заявою про злочин, то прокурор вживає заходів до реєстрації його в установленому порядку, після чого статистична картка, яка прикладена до цієї заяви, знищується.
Робота по розгляду заяв і повідомлень про злочин враховується в книзі N 1, порядок ведення якої визначається відповідною Інструкцією.
Для обліку кількості громадян, прийнятих на особистому прийомі та прийнятих від них звернень ведуться журнали обліку скарг, заяв і звернень, прийнятих на особистому прийомі (додаток 24).