У Книзі обліку запитів (звернень) українських установ про надання правової допомоги (додаток 21) реєструється надходження кожного клопотання, його рух до виконавців та прийняття остаточного рішення по суті. Реєстрація, рух та прийняття остаточного рішення за кожним клопотанням знаходить відображення у графах 1-10, а саме: у графі 1 відображається порядковий номер клопотання, що надійшло до прокуратури; у графі 2 фіксується номер наглядового провадження, до якого долучено клопотання української установи; у графах 3-5 відображається вид запитуваної правової допомоги: виконання процесуальних дій на території конкретної іноземної держави: передача кримінального переслідування правоохоронними органами країни, громадянином якої є особа, яка вчинила злочин на території України; екстрадиція - видача правопорушника в Україну правоохоронними органами держави, де його затримано та взято під варту або де його особа відбуває покарання за скоєння іншого злочину.
У графі 6 вказується орган, який звернувся з відповідним клопотанням; у графі 7 зазначається назва країни, до якої спрямовується запит про надання правової допомоги; у графах 8, 9 фіксуються результати вирішення кожного клопотання: направлено до виконання, повернуто без виконання. У графі 10 фіксується листування за конкретним запитом.
Вказані графи в обох журналах дають можливість встановити дату надходження клопотання про надання правової допомоги, вид запитуваної правової допомоги, яка країна повинна надати правову допомогу чи звертається з клопотанням про надання допомоги, з'ясувати, яке рішення прийнято за кожним клопотанням та його подальший рух, наявність листування за конкретним запитом про правову допомогу. Ці графи журналів забезпечать формування показників, що відображаються у звіті форми N П.