Відповідні структурні підрозділи у сфері культури, опрацьовують подані концертними організаціями, самостійними професійними художніми (мистецькими) колективами звіти, узагальнюють інформацію щодо їх діяльності згідно з вимогами цієї Інструкції, формують в електронній формі зведений звіт у форматі.xls або.xlsx (далі - зведений звіт) та надсилають на адресу електронної пошти відповідного отримувача з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»:
1) структурні підрозділи у сфері культури районних державних адміністрацій, виконавчих органів сільських, селищних, міських рад подають зведений звіт структурним підрозділам у сфері культури обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій не пізніше ніж 01 лютого року, наступного за звітним;
2) структурні підрозділи у сфері культури обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій подають зведений звіт Державному агентству України з питань мистецтв та мистецької освіти не пізніше ніж 10 лютого року, наступного за звітним.