На квитанційні книжки, що видаються (висилаються) вперше, а також ті, що видаються (висилаються) в подальшому як поповнення ліміту, виписуються накладні, які складаються у трьох примірниках. Перший і другий примірники накладних висилаються разом з квитанційними книжками та лімітними картами до відділення зв'язку, цеху, дільниці. У відділенні зв'язку, цеху, дільниці звіряється фактична кількість одержаних книжок і квитанцій з даними у накладній. Перший примірник накладної з розпискою матеріально відповідальної особи про одержання повертається до поштамту (вузла зв'язку), де особа, відповідальна за облік, зберігання й видачу квитанційних книжок, долучає його до перших примірників лімітних карт.
Якщо квитанційні книжки видаються безпосередньо матеріально відповідальній особі відділення зв'язку, цеху, дільниці, то за одержання вона розписується на першому примірнику накладної, який також долучається до першого примірника лімітної карти.
Другі примірники накладних зберігаються у відділеннях зв'язку, цехах, дільницях.
Треті примірники накладних як тимчасові документи, що підтверджують видачу (висилку) квитанційних книжок, залишаються у матеріально відповідальної особи. Після надходження перших примірників з розписками про одержання квитанційних книжок треті примірники підшиваються окремо й зберігаються протягом року.