Порядок складання та подання телеграм для передачі мережею AFTN:
1) підготовлена відправником для подання на станцію АFTN телеграма має складатися з адресної частини, рядка відправника, тексту та службових відомостей;
2) адресна частина складається з покажчика категорії терміновості та адресних покажчиків, які записуються в рядок.
В адресному рядку може бути не більше семи восьмилітерних адресних покажчиків.
Визначення категорії терміновості телеграм залежно від їхнього змісту здійснює особа, яка підписує телеграми.
Під час складання адресного покажчика відправник повинен користуватись Doc 7910 «Location Indicators» ICAO та Doc 8585 «Designators for Aircraft Operating Agencies, Aeronautical Authorities and Services» ICAO;
3) рядок відправника складається із суцільної шестизначної цифрової групи та покажчика відправника, він одночасно є позначенням (номером) телеграми.
Шестизначна група (поточна дата та час подання телеграми для передачі) проставляється службовою особою, яка приймає телеграму.
Час подання телеграм визначається у 24-годинному обчисленні. Для телеграм використовується Всесвітній координований час (UTC).
Покажчик відправника складається виконавцем телеграми аналогічно складанню адресного покажчика;
4) текст телеграми має складатися стисло, ясно, з використанням простих і загальнодоступних фраз, а також умовних та кодових виразів.
Виконавець, складаючи текст телеграми, повинен запобігати використанню відкритого тексту у випадках, коли використання умовних та кодових виразів є доцільним для зменшення довжини тексту. Слова та вирази, які не мають особливого змістовного значення, не використовуються (наприклад, вирази ввічливості).
У тексті телеграми можуть використовуватися знаки, що зазначені у пункті 9 глави 1 розділу IV цих Авіаційних правил.
У тексті телеграми не використовуються ніякі інші знаки, крім тих, які зазначено у цьому підпункті.
У випадку використання інших знаків, якщо це є абсолютно необхідним для розуміння тексту, вони подаються словами, які пишуться повністю.
Текст телеграми не повинен містити сполучення: «ZCZC», «+:+:».
На початку тексту телеграми (у разі необхідності) відправник може написати окремим рядком позначення (номер) телеграми, на яку посилається, кількість слів (груп) у складеній ним телеграмі, а також про те, що надсилає копію телеграми.
Текст телеграми будь-якої категорії терміновості не повинен перевищувати 1800 знаків з урахуванням пропусків. Якщо текст телеграми перевищує 1800 знаків, то відправник повинен скласти декілька окремих телеграм. У цьому випадку кожна телеграма повинна мати однакову адресу та позначення відправника. В останньому рядку тексту телеграми пишеться:
//END PART 01// — (кінець першої телеграми);
//END PART 02// — (кінець другої телеграми) тощо.
В кінці тексту останньої телеграми пишеться:
//END PART N/N// — (кінець останньої телеграми з N частин).
Складання та оформлення телеграми із декількох частин виконується аналогічно складанню та оформленню окремих телеграм;
5) після тексту телеграми під розмежувальною рискою вказуються такі службові відомості:
посада та прізвище відправника, які засвідчуються підписом відправника;
дата підпису телеграми (число, місяць, рік);
прізвище та телефон виконавця телеграми (якщо це необхідно), підтвердження виправлень та підпис особи, яка внесла виправлення в текст телеграми;
6) телеграми, що подаються на станції AFTN, повинні підписуватися посадовими особами, яким на підставі відповідних вказівок керівників підприємств ЦА надано право підпису телеграм;
7) подання телеграм, які містять відомості обмеженого розповсюдження, для передачі ATN забороняється;
8) виконавець та посадова особа, яка підписала телеграму, є відповідальними за зміст повідомлень, що містить текст телеграми;
9) телеграма, яка складена відправником з відхиленнями від встановлених правил, станцією АFTN не приймається;
10) телеграми, які призначені для передачі загальнодержавними мережами та іншими міжнародними ATN (наприклад мережею SITA), повинні складатися за правилами цих мереж.