У разі необхідності призначення нового члена Вищої ради юстиції з’їздом суддів України, з’їздом адвокатів України, з’їздом представників юридичних вищих навчальних закладів та наукових установ або всеукраїнською конференцією працівників прокуратури орган, що скликає відповідно з’їзд або конференцію, не пізніше ніж за сорок п’ять днів повідомляє секретаріат Вищої ради юстиції про дату та місце їх проведення.
Не пізніше наступного робочого дня після надходження повідомлення про дату та місце проведення відповідно з’їзду або конференції секретаріат Вищої ради юстиції оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті оголошення, в якому зазначаються:
1) дата і місце проведення з’їзду або конференції;
2) інформація про початок прийому документів від кандидатів на посади членів Вищої ради юстиції.
Особа, яка відповідає вимогам, передбаченим цим Законом до членів Вищої ради юстиції, та має намір бути призначеною членом Вищої ради юстиції з’їздом суддів України, з’їздом адвокатів України, з’їздом представників юридичних вищих навчальних закладів та наукових установ або всеукраїнською конференцією працівників прокуратури, звертається до секретаріату Вищої ради юстиції не пізніше ніж за тридцять днів до дати проведення відповідно з’їзду або конференції із заявою про подання документів для призначення членом Вищої ради юстиції.
Разом із заявою про подання документів для призначення членом Вищої ради юстиції кандидат подає:
1) автобіографію;
2) мотиваційний лист, в якому викладаються мотиви бути призначеним членом Вищої ради юстиції;
3) копію документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;
4) копію трудової книжки;
5) декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування;
6) копію диплома про вищу юридичну освіту (з додатками), здобуту в Україні, та/або копії документів про вищу юридичну освіту, здобуту за кордоном, разом із копіями документів, що підтверджують їх визнання в Україні, а також копії документів про науковий ступінь, вчене звання (за наявності);
7) довідку медичної установи про стан здоров’я кандидата із висновком щодо його придатності до роботи на посаді, пов’язаній із виконанням функцій держави;
8) копію військового квитка (для військовослужбовців або військовозобов’язаних);
9) письмову згоду на обробку персональних даних та оприлюднення копій документів, визначених цією статтею, крім копій документів, передбачених пунктами 3, 7, 8 цієї частини;
10) письмову заяву про відсутність обмежень щодо членства у Вищій раді юстиції відповідно до статті 7 цього Закону, а також про відповідність вимогам щодо несумісності або зобов’язання виконувати вимоги щодо несумісності у разі призначення членом Вищої ради юстиції;
11) заяву про проведення перевірки, передбаченої Законом України "Про очищення влади";
12) згоду на проведення спеціальної перевірки відповідно до закону;
13) документ, що підтверджує відповідний статус (для суддів, адвокатів та прокурорів).
У разі якщо особа виявила бажання бути призначеною членом Вищої ради юстиції з’їздом суддів України, секретаріат Вищої ради юстиції зобов’язаний також встановити наявність статусу судді, який має не менше п’ятнадцяти років стажу роботи суддею, або судді у відставці.
Секретаріат Вищої ради юстиції приймає документи кандидатів у хронологічному порядку надходження заяв та не пізніше наступного робочого дня оприлюднює інформацію про кандидата разом із копіями поданих документів, крім документів, передбачених пунктами 3, 7, 8 частини четвертої цієї статті, на своєму офіційному веб-сайті.
Прийом документів кандидатів завершується о 24 годині останнього дня строку, передбаченого частиною третьою цієї статті.
Секретаріат Вищої ради юстиції не має права відмовити у прийнятті документів з інших підстав, ніж закінчення зазначеного строку.
Не пізніше наступного дня після завершення прийому документів секретаріат Вищої ради юстиції формує:
1) перелік кандидатів - суддів та суддів у відставці;
2) перелік кандидатів, які не є суддями або суддями у відставці.
Ці переліки невідкладно оприлюднюються на офіційному веб-сайті Вищої ради юстиції та публікуються у газеті "Голос України", а також невідкладно надсилаються органу, який скликає відповідний з’їзд або конференцію.
Секретаріат Вищої ради юстиції забезпечує проведення спеціальної перевірки стосовно кандидатів.