Працівники відділу розгляду листів та прийому громадян відомості про розгляд ними скарги відображають залежно від її характеру на картках відповідного підрозділу з відображенням подвійного індексу: індекс свого відділу (25). потім того відділу до компетенції якого входить питання, викладене в скарзі (наприклад 2507, 2511, 2520 і т. д.).