Подання про нагородження орденом "За заслуги" вносять Президентові України центральні органи виконавчої влади, Конституційний Суд України, Верховний Суд України, Вищий арбітражний суд України, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації, а також за погодженням з місцевими органами виконавчої влади центральні керівні органи творчих спілок, товариств, об'єднань громадян. Погодження має бути документально оформлено.