Подання про відзначення працівника відомчою відзнакою подається керівником структурного підрозділу апарату Мінагрополітики, керівником державного підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики.
У поданні мають бути зазначені:
прізвище, ім’я та по батькові;
дата народження;
повна назва займаної посади, категорія посади та присвоєний ранг (для державних службовців) відповідно до запису в трудовій книжці;
стаж роботи (загальний, державної служби, у відповідному органі та на займаній посаді);
рівень виконання посадових обов’язків, ділові та професійні якості;
підстави для відзначення.
До подання додаються такі документи:
інформація про досягнення працівника, що стали підставою для подання;
рішення трудового колективу;
біографічна довідка, в якій зазначаються відомості про попередні відзнаки та заохочення кандидата (за наявності), засвідчена підписом керівника кадрової служби відповідного органу та скріплена відповідною печаткою.