Подання про відзначення Нагрудним знаком має містити інформацію про бездоганну працю, високий професіоналізм, вагомий особистий внесок та заслуги працівника, що стали підставами для порушення клопотання про нагородження. Зазначається наявність нагород та відзнак (державних, нагород іноземних держав, Кабінету Міністрів України, відомчих тощо). До подання додається біографічна довідка.