Ініціатор відеоконференції протягом одного робочого дня з моменту прийняття рішення про проведення відеоконференції повідомляє з використанням засобів телефонного, електронного, інших видів зв’язку учасників відеоконференції про дату, час проведення сеансу відеоконференції, мету і формат проведення (нарада, семінар тощо).