У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:
адміністратор відеоконференції (далі - Адміністратор) - працівник учасника відеоконференції (системний адміністратор, інженер, головний спеціаліст з інформаційних технологій тощо), інша особа, який (яка) здійснює налагодження технічних засобів;
архівна копія відеоконференції - запис копії відеоконференції з Технічних засобів на носій відеозапису, що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання;
відеоконференція (далі - система відеоконференц-зв’язку) - телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному масштабі часу з урахуванням керуючих даних;
ініціатор відеоконференції - учасник, який ініціює проведення відеоконференції, визначає тему, дату та час, склад учасників та формат проведення відеоконференції;
книга контактів учасників відеоконференції - систематизований перелік облікових записів учасників відеоконференції, що формується, супроводжується та зберігається Технічним адміністратором системи відеоконференц-зв’язку та містить інформацію, яка дозволяє ідентифікувати учасника відеоконференції;
користувачі системи відеоконференц-зв’язку (далі - Користувач) -Міністерство юстиції України, його територіальні органи, органи нотаріату, Державна виконавча служба України, Державна реєстраційна служба України;
секретар відеоконференції (далі - Секретар) - відповідальний працівник учасника відеоконференції, який відповідно до своїх обов’язків за потреби забезпечує фіксування проведення відеоконференції;
технічний адміністратор системи відеоконференц-зв’язку (далі - Технічний адміністратор) - державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи з технічного та технологічного створення та супроводження системи відеоконференц-зв’язку, здійснює реєстрацію та веде облік учасників відеоконференції у системі відеоконференц-зв’язку, забезпечує встановлення телекомунікаційних технічних засобів, необхідних для її впровадження, супроводження функціонування та обслуговування системи відеоконференц-зв’язку; здійснює навчання учасників щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку;
технічні засоби відеоконференції (далі - Технічні засоби) - сукупність програмно-апаратних засобів та приладів, що забезпечують можливість належного проведення нарад у режимі відеоконференції;
учасники відеоконференції - посадові особи/працівники Користувача, які беруть участь у відеоконференції;
формат проведення відеоконференції - наради, засідання, конференції, семінари, прийняття рішень з невідкладних питань, проведення дистанційного навчання, консультації тощо.