Вантажовласники за умови згоди портів на перевантаження та зберігання вантажів не пізніш як за 25 днів до початку планового місяця подають українським судновласникам або фрахтовим організаціям місячні заявки на перевезення вантажів вітчизняними або іноземними суднами із зазначенням виду і кількості вантажів, країни і порту відправлення, країни і порту призначення, термінів подачі суден під навантаження чи розвантаження.
У тридобовий термін з моменту відфрахтування судна фрахтова контора інформує про це вантажовласника.