Для одержання Грифа автор, установа чи заклад СБ України, що здійснюватиме видання навчальної літератури (далі - заявник), звертається з листом-клопотанням до Комісії про проведення експертизи. У листі-клопотанні зазначаються: повна назва навчального видання, автор (автори), вид та адресація навчального видання, відповідність навчальній програмі із зазначенням предмета, курсу та дисципліни, для яких призначене навчальне видання. До листа додаються:
відредагований і підготовлений до видання авторський оригінал рукопису у трьох примірниках;
висновок фахового наукового редактора з оцінкою якості рукопису, його відповідність навчальній програмі та відмінність від раніше виданих аналогічних підручників, навчальних посібників тощо;
рецензії не менше двох-трьох фахівців із спеціальності, за якою підготовлено видання, з відповідями авторів на зроблені зауваження;
витяг з рішення вченої ради установи чи закладу щодо рекомендації навчального видання до друку;
програма дисципліни, копія навчального плану;
відомості про авторів (прізвище, ім'я, по батькові, науковий ступінь, учене звання, місце роботи, посада).