Функціонування державної системи страхового фонду документації грунтується на засадах:
обов'язковості включення документації, необхідної для потреб оборони України, поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідування надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також для збереження культурної спадщини, до страхового фонду документації України;
збереження державної та іншої передбаченої законом таємниці;
додержання законодавства України з авторських прав.
Страховий фонд документації України, створений на кошти державного бюджету, є власністю держави. Страховий фонд документації України, створений на власні кошти юридичних осіб, може бути віднесений до державної власності, якщо це передбачено договором.