Страховий фонд документації України формується підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, спеціальними установами, підприємствами страхового фонду документації, які є суб'єктами державної системи страхового фонду документації.
Порядок і правила формування, ведення та використання страхового фонду документації України встановлюються положеннями, іншими нормативно-правовими актами та державними стандартами України.
Галузеві, обласні (регіональні) страхові фонди документації підлягають обов'язковій державній реєстрації у Державному департаменті страхового фонду документації.
Порядок і правила формування, ведення та використання страхового фонду документації України, що містить державну та іншу передбачену законом таємницю, здійснюються згідно з вимогами законодавства про державну таємницю та технічний захист інформації.