Представник Офісу Президента України (органу місцевої влади, органу місцевого самоврядування) вручає Лист пошани і скорботи одному з родичів чи іншій близькій особі або представнику військової частини, в якій загиблий (померлий) військовослужбовець проходив військову службу.
У разі відмови (відсутності можливості) родичів чи інших близьких осіб брати участь у проведенні вшанування передача родичам чи іншим близьким особам Листа пошани і скорботи здійснюється представником військової частини на місці поховання.