1. Мовою ведення Реєстру є державна мова.
2. Для транслітерації прізвищ, імен, по батькові та інших власних назв застосовуються правила транслітерації, встановлені Національною комісією зі стандартів державної мови. Допускається використання латинських літер та спеціальних символів під час кодування звернень громадян, іноземців та осіб без громадянства, написання електронної адреси, серії документів тощо.
3. У разі виявлення розбіжностей у написанні прізвища, імені чи по батькові фізичної особи, її місця народження, адреси зареєстрованого/задекларованого місця проживання (перебування) визначальними є відомості, що містяться в Єдиному державному демографічному реєстрі.