З'їзд збирається не рідше одного разу на 2 роки. Позачерговий з'їзд може бути скликаний з ініціативи президента, згідно з ухвалою Координаційної ради УФТ, а також на вимогу не менш як 10 % членів Українського фізичного товариства. Президент, віце-президент, члени Координаційної ради та голова її Бюро мають строк повноважень 2 роки. Член товариства може бути обраний на одну й ту ж виборну посаду не більш як на 2 строки підряд.