Потенційними керівниками PhD-проектів можуть бути вчені, які мають науковий ступінь доктора наук, кандидата наук або доктора філософії, відповідну наукову кваліфікацію, працюють у закладах за основним місцем роботи та протягом щонайменше шести місяців з останніх 12 місяців до дати оголошення конкурсу перебували і працювали на території України. Такі керівники повинні бути співробітниками структурних підрозділів закладу, наукові напрями яких за результатами державної атестації наукових установ та закладів вищої освіти в частині провадження такими закладами наукової (науково-технічної) діяльності віднесені до групи А або Б.
Заклади повинні відповідати вимогам Законів України “Про вищу освіту”, “Про наукову і науково-технічну діяльність” щодо підготовки здобувачів та мати ліцензію на провадження освітньої діяльності на третьому рівні вищої освіти.
У матеріалах, які подаються на конкурс, у разі потреби подається інформація про другого наукового керівника (консультанта), зокрема представника іноземного закладу вищої освіти.
Керівник PhD-проекту та здобувач можуть бути учасниками тільки одного PhD-проекту.