Резерв формується в електронній формі. Для автоматизації та цифровізації резерву функціонує інформаційно-комунікаційна система, що містить відомості про осіб, зарахованих до резерву згідно з цим Порядком (далі - система).
Технічним адміністратором системи є НАДС.
Національна поліція, СБУ, Державне бюро розслідувань, Служба зовнішньої розвідки, розвідувальний орган Міноборони мають прямий автоматизований доступ до системи для отримання в межах повноважень інформації стосовно осіб, які можуть бути призначені на посади в державному органі на деокупованій території.
Доступ до персональних даних особи, що містяться в системі, надається державним органам, зазначеним в абзаці третьому цього пункту, з дотриманням вимог Законів України “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах”, “Про захист персональних даних”, “Про оперативно-розшукову діяльність”, “Про контррозвідувальну діяльність”, “Про розвідку”, Кримінального процесуального кодексу України за наявності визначених законом підстав.
Перед призначенням особи в державному органі на деокупованій території суб’єкт призначення або керівник державної служби в такому державному органі може звертатися до державних органів, зазначених в абзаці третьому цього пункту, для отримання інформації, що є в розпорядженні цих органів, стосовно осіб, які можуть бути призначені на посади в державному органі на деокупованій території. Рішення про надання запитуваної інформації приймається з урахуванням вимог законодавства про охорону інформації з обмеженим доступом.