У разі відсутності документів із фотокарткою/відцифрованим образом обличчя особи, отриманих із державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій, за результатами перевірок, згідно з якими особу не ідентифіковано, проводиться процедура встановлення особи шляхом опитування свідка, який був зазначений заявником у заяві, у приміщенні закордонної дипломатичної установи або в режимі відеоконференцзв’язку.
Свідками можуть бути дієздатні особи із числа членів сім’ї заявника: чоловік, дружина, колишній чоловік/колишня дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, рідний брат, рідна сестра, дід, баба, прадід, прабаба, внук, внучка, правнук, правнучка, усиновлювач, опікун, піклувальник, які досягли 16-річного віку і мають документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, які підлягають обов’язковому пред’явленню під час процедури встановлення особи. Для підтвердження того, що особа є членом сім’ї або близькою особою, подаються документи, що посвідчують відповідні факти: свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про народження, рішення суду та інші документи.
У разі відсутності зазначених документів відомості перевіряються працівником закордонної дипломатичної установи шляхом направлення запитів (разом із згодою заявника на обробку персональних даних) до розпорядників державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій, а також шляхом їх отримання в порядку міжвідомчої електронної інформаційної взаємодії між Державним реєстром актів цивільного стану громадян та електронним інформаційним ресурсом МЗС через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів “Трембіта”. До запровадження міжвідомчої електронної інформаційної взаємодії між Державним реєстром актів цивільного стану громадян та електронним інформаційним ресурсом МЗС відомості про актові записи цивільного стану отримуються шляхом надсилання письмового запиту закордонної дипломатичної установи у формі електронного документа до Київського міжрегіонального управління Мін’юсту через систему електронного документообігу.
У разі встановлення працівником закордонної дипломатичної установи факту невідповідності відомостей, що містяться в документах, поданих заявником та/або свідком, відомостям, що містяться в наявних обліках, державних та єдиних реєстрах, інших інформаційних базах, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій, процедура встановлення особи не проводиться. Заявнику вручається особисто або надсилається на адресу його електронної пошти письмове повідомлення про неможливість проведення процедури встановлення особи, копія якого залишається у справі про оформлення посвідчення. У письмовому повідомленні про неможливість проведення процедури встановлення особи зазначаються підстави відмови та порядок оскарження рішення.
Про час та умови проведення процедури встановлення особи заявнику та свідку повідомляється на адресу особистої електронної пошти не пізніше ніж за три робочих дні до дати її проведення. Пояснення заявника надаються у формі опитування шляхом заповнення відповідей опитувальника за формою згідно з додатком 1. Пояснення свідка оформлюються у вигляді протоколу опитування, проведеного в закордонній дипломатичній установі або в режимі відеоконференцзв’язку.
Строк проведення процедури встановлення особи не повинен перевищувати двох місяців з дня подання заяви. За результатами опитування свідка під час процедури встановлення особи складається висновок про результати проведення процедури встановлення особи за формою згідно з додатком 2. Опитувальник за формою згідно з додатком 1, заповнений власноруч заявником, разом із заповненим працівником закордонної дипломатичної установи протоколом опитування свідка та висновком про результати проведення процедури встановлення особи за формою згідно з додатком 2 долучаються до справи про оформлення посвідчення.