Працівник закордонної дипломатичної установи під час прийому заяви перевіряє повноту поданих документів та інформації, що в них міститься, формує справу для оформлення посвідчення. У разі подання особою, яка досягла шістнадцятирічного віку, документів із фотокартками проводиться процедура ідентифікації особи шляхом надсилання запитів (разом із згодою заявника на обробку персональних даних) про перевірку документів та інформації, зазначеної заявником у письмовій заяві, а також фотозображення особи, яке дасть змогу її ідентифікувати, до державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, у тому числі до територіальних органів Національної поліції, Держприкордонслужби, Пенсійного фонду України, закладів освіти, військових частин, територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, установ виконання покарань з метою отримання інформації з наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій.
Відомості з Державного реєстру актів цивільного стану громадян отримуються в порядку міжвідомчої електронної інформаційної взаємодії між Державним реєстром актів цивільного стану громадян та електронним інформаційним ресурсом МЗС через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів “Трембіта”. До запровадження міжвідомчої електронної інформаційної взаємодії між Державним реєстром актів цивільного стану громадян та електронним інформаційним ресурсом МЗС відомості про актові записи цивільного стану громадян отримуються шляхом надсилання письмового запиту закордонної дипломатичної установи у формі електронного документа до Київського міжрегіонального управління Мін’юсту через систему електронного документообігу. У процесі перевірки береться до уваги вся інформація, яку повідомив заявник.
Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації зобов’язані надавати достовірну інформацію про особу у строк не пізніше ніж три робочих дні з дня отримання запиту від закордонної дипломатичної установи або строк, встановлений у запиті закордонної дипломатичної установи.