Для оформлення посвідчення заявник/законний представник особисто звертається до обраної ним закордонної дипломатичної установи, визначеної пунктом 2 цього Порядку, і подає такі документи:
1) письмову заяву, заповнену власноруч, із зазначенням відомостей про особу, на ім’я якої оформлюється посвідчення: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), у тому числі змінені (у разі їх зміни); дата народження; місце народження; адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання тощо); обставини, що зумовлюють необхідність оформлення посвідчення; і заповнений опитувальник за формою згідно з додатком 1, зразок якого надається працівником закордонної дипломатичної установи. У разі необхідності проведення процедури встановлення особи зазначаються персональні дані громадянина України, який виступатиме в ролі свідка, шляхом заповнення опитувальника;
2) свідоцтво про народження українського зразка або видане компетентним органом іноземної держави і легалізоване в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародним договором України, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України (у тому числі його копія, засвідчена в установленому порядку); або електронна копія е-свідоцтва про народження, або витяг із Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження;
3) копії документів батьків; документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України; або електронна копія е-паспорта; або електронна копія е-паспорта для виїзду за кордон.
У разі відсутності в заявника зазначених копій документів відомості про батьків приймаються працівником закордонної дипломатичної установи на підставі інформації, зазначеної в письмовій заяві та відповідях на опитувальник за формою згідно з додатком 1, і в подальшому перевіряються за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян і Державного реєстру виборців, державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій;
4) документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України законного представника, і документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, - у разі подання документів законним представником;
5) дві кольорові фотокартки заявника розміром 3,5 х 4,5 сантиметра та одну 10 х 15 сантиметрів (для оформлення посвідчення).