Закордонна дипломатична установа відмовляє в оформленні посвідчення в разі, коли:
1) для оформлення посвідчення звернувся законний представник, інформацію про якого не підтверджено відомостями із Державного реєстру актів цивільного стану громадян або документально;
2) дані, отримані з відомчих інформаційних систем, баз даних Єдиного державного демографічного реєстру, Державного реєстру виборців не підтверджують інформації, поданої заявником, у тому числі щодо свідка, або її обсяг недостатній для ідентифікації особи чи проведення процедури встановлення особи;
3) заявник/законний представник подав неправдиві дані щодо себе або свідка;
4) СБУ висловлено застереження щодо оформлення посвідчення.
У разі виявлення факту подання документів та інформації не в повному обсязі працівник закордонної дипломатичної установи не пізніше трьох робочих днів з дня отримання заяви приймає рішення про залишення заяви без руху та шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, підписує повідомлення про залишення заяви без руху.
Повідомлення про залишення заяви без руху із зазначенням виявлених недоліків, способу та строків усунення недоліків, порядку та строків оскарження рішення про залишення заяви без руху вручається заявнику або надсилається заявнику на адресу електронної пошти (у разі наявності електронної пошти та/або технічної можливості для надсилання). Копія повідомлення залишається у справі про оформлення посвідчення. Факт особистого отримання повідомлення підтверджується підписом заявника на його копії, яка залишається у справі, або сповіщенням про доставку повідомлення до електронної поштової скриньки заявника.
У разі усунення заявником виявлених недоліків протягом п’яти календарних днів заява вважається поданою в день її первинного подання. При цьому строк розгляду заяви продовжується на строк залишення її без руху.