Матеріали на конкурс можуть подаватися з використанням засобів поштового зв’язку або електронною поштою.
У разі коли матеріали надсилаються з використанням засобів поштового зв’язку, учасник подає:
заяву, в якій зазначаються відомості про автора (авторів) ескізу, а також інформацію про те, що подані на конкурс ескізи не порушують права інтелектуальної власності третіх осіб;
графічне кольорове зображення знака ордена в натуральну величину і в збільшеному розмірі (до 150 міліметрів заввишки) на аркуші паперу формату А4, у верхньому правому куті якого позначається код автора у вигляді шести цифр;
растрове (у форматі jpeg, роздільна здатність не нижче 400 dpi) та векторне (у форматі eps, ai або cdr) зображення знака ордена, його мініатюри, планки та розетки, пояснювальну записку (у форматі MS Word розширення doc, rtf, версія від 97 і вище) обсягом до однієї сторінки з тлумаченням кольорів, зображень та написів ескізу, записані на компакт-диску;
довідку з такою інформацією: прізвище, ім’я, по батькові, адреса автора (авторів) ескізу, номери контактних телефонів, відсотковий розподіл премії (у разі виконання авторським колективом), копії 1, 2 та 11 сторінок паспорта автора (авторів) ескізу в заклеєному конверті формату С6 з позначеним на ньому кодом автора у вигляді шести цифр.
У разі коли матеріали надсилаються електронною поштою, учасник подає:
заяву, в якій зазначаються відомості про автора (авторів) ескізу, а також інформація про те, що подані на конкурс ескізи не порушують права інтелектуальної власності третіх осіб (у форматі MS Word розширення doc, rtf, версія від 97 і вище);
графічне кольорове зображення знака ордена в натуральну величину і в збільшеному розмірі (до 150 міліметрів заввишки) на аркуші формату А4, у верхньому правому куті аркуша позначається код автора у вигляді шести цифр (у форматі pdf);
файли з растровим (у форматі jpeg, роздільна здатність не нижче 400 dpi) та векторним (у форматі eps, ai або cdr) зображенням знака ордена, його мініатюри, планки та розетки;
пояснювальну записку (обсягом до однієї сторінки) з тлумаченням кольорів, зображень та написів ескізу (у форматі MS Word розширення doc, rtf, версія від 97 і вище);
текстовий файл з такою інформацією: прізвище, ім’я, по батькові, адреса автора (авторів), номери контактних телефонів, відсотковий розподіл премії (у разі виконання авторським колективом) (у форматі MS Word розширення doc, rtf, версія від 97 і вище);
копії 1, 2 та 11 сторінок паспорта автора (авторів) (у форматі jpeg).