Особа, яка виявила бажання взяти участь у конкурсі, подає до Держмистецтв такі документи (матеріали):
заяву, в якій зазначаються відомості про автора (авторів) проекту ескізу та інформація про те, що подані на конкурс проекти ескізів не порушують права інтелектуальної власності третіх осіб;
графічне зображення (діаметр - 150 мм) проекту ескізу в кольоровому та чорно-білому варіантах на планшеті на твердій основі формату А-3, до якого додаються растрове (у форматі jpeg розміром не більше 500 Кбайт) і векторне (у форматах eps, ai, cdr) зображення логотипа на електронних носіях (пояснення у форматі MS Word розширення doc, rtf, версія від 97 і вище). У верхньому правому куті планшета позначається девіз у вигляді шестизначного числа;
пояснювальну записку (до двох сторінок) - опис проекту ескізу (блазонування);
детальний опис проекту ескізу, супровідні документи;
заклеєний конверт з позначеним на ньому девізом у вигляді шестизначного числа.
У конверті повинна міститися така інформація про особу:
прізвище, ім’я, по батькові;
місце проживання;
номер контактного телефону;
ксерокопія першої сторінки паспорта або документа, що посвідчує особу;
реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті);
реквізити банківського рахунка та за наявності авторського колективу - погоджений авторами проекту ескізу відсотковий розподіл премії;
згода на обробку персональних даних відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.