На кожного інваліда, взятого на облік для одержання транспортного засобу, заводиться облікова справа, в якій знаходиться заява інваліда, копія довідки МСЕК (про групу і причину інвалідності), виписка з акта обстеження відповідної МСЕК, а при заміні автотранспорту, крім того, довідка лікувально-профілактичної установи про спроможність інваліда до водіння автомототранспорту (для інвалідів війни та інших категорій при вираженій патології нижніх кінцівок необоротного характеру).
До облікової справи інваліда внаслідок трудового каліцтва, загального захворювання або інваліда з дитинства, який одержує мотоколяску безплатно, додається акт обстеження його матеріально-побутового стану та виписка із спільного рішення управління, відділу соціального забезпечення Ради Міністрів Кримської АРСР, облвиконкому, Київського і Севастопольського міськвиконкомів і відділення Фонду України соціального захисту інвалідів.