Органи ведення Державного реєстру виборців опрацьовують надані територіальними виборчими комісіями документи лише у разі їх відповідності формам, установленим цим Порядком, і за наявності на таких документах підписів голови, секретаря територіальної виборчої комісії та печатки цієї виборчої комісії.
До відомостей, що подаються до органів ведення Державного реєстру виборців на паперових носіях, обов’язково додається електронна версія документа (форми) у форматі MS Word 97-2003.
Органи ведення Державного реєстру виборців за допомогою автономного програмного забезпечення відповідно до інструкції користувача цього програмного забезпечення здійснюють опрацювання та підготовку документів (файлів), отриманих від територіальних виборчих комісій, для подальшої передачі Центральній виборчій комісії.
У разі заповнення форми документа в не встановлений цим Порядком спосіб, відсутності обов’язкових відомостей, передбачених формою документа, або наявності помилок документ повертається суб’єкту його подання для усунення недоліків.
Працівники органів ведення Державного реєстру виборців у разі виявлення технічних помилок, описок, виправлення яких не змінює зміст інформації, наданої територіальною виборчою комісією, вносять відповідні зміни до електронної версії документа.