До трудової книжки особи, нагородженої Почесною грамотою, вноситься відповідний запис із зазначенням дати та номера рішення Комісії. Повідомлення про нагородження (супровідний лист) надсилається Комісією до органу або установи, в якій працює нагороджена особа.
Копія рішення Комісії про нагородження Почесною грамотою додається до особової справи працівника Секретаріату Комісії, патронатної служби Комісії, Служби розпорядника Державного реєстру виборців, автогосподарства Комісії.