Органи, яким надано право вносити подання про присвоєння почесних звань, надсилають на ім'я Президента України зазначене подання і нагородний лист установленого зразка.
У нагородному листі зазначаються конкретні заслуги особи, що стали підставою для порушення клопотання про присвоєння почесного звання. У нагородному листі про присвоєння почесного звання "Мати-героїня", до якого додаються підтверджуючі документи, зазначаються дані про кількість дітей, дати народження дітей, місце проживання або місце перебування кожної дитини із зазначенням адреси житла, конкретні заслуги матері у вихованні дітей, а також у відповідних випадках - причини, обставини та дати смерті дітей. { Абзац другий пункту 15 із змінами, внесеними згідно з Указом Президента N 284/2016 ( 284/2016 ) від 02.07.2016 }