У нагородному листі зазначаються конкретні заслуги особи, що стали підставою для внесення подання про нагородження почесною відзнакою.
Нагородний лист засвідчується печаткою державного органу, органу місцевого самоврядування, іншими юридичними особами (за наявності печатки), що вносять подання про нагородження почесною відзнакою.