Висування кандидатур для нагородження почесною відзнакою здійснюється на принципах відкритості та прозорості за основним місцем роботи особи, представленої до нагородження, а в разі якщо особа не працює або якщо діяльність, за яку особу може бути представлено до нагородження, не пов’язана з основним місцем роботи, - органом місцевого самоврядування за місцем проживання або об’єднанням громадян (далі - ініціатор).
Рішення про висування кандидатури для нагородження оформлюється протоколом.
Подання про нагородження іноземців та осіб без громадянства погоджуються з Міністерством закордонних справ України.