Про вручення нагородженій особі почесного нагрудного знака складається протокол вручення (передачі) почесного нагрудного знака командувача Національної гвардії України (додаток 2), що підписується особою, яка його вручила, та скріплюється гербовою печаткою військової частини. Протокол вручення почесного нагрудного знака складається у двох примірниках. Перший примірник зберігається у військовій частині, другий — надсилається до структурного підрозділу Головного управління Національної гвардії України з питань персоналу на зберігання.