Для нагородження військовослужбовця, працівника Національної гвардії України почесним нагрудним знаком оформлюється клопотання про нагородження військовослужбовця / працівника Національної гвардії України почесним нагрудним знаком командувача Національної гвардії України (додаток 1), яке за підписом командира (начальника) військової частини надсилається до Головного управління Національної гвардії України для розгляду командувачем Національної гвардії України. У клопотанні зазначаються конкретні заслуги та вчинки, за які кандидат подається до нагородження.
Клопотання про нагородження військовослужбовця, працівника у Головному управлінні Національної гвардії України за підписом керівника структурного підрозділу Головного управління Національної гвардії України подається до структурного підрозділу Головного управління Національної гвардії України з питань персоналу. Після перевірки відомостей, зазначених у клопотанні, начальник структурного підрозділу Головного управління Національної гвардії України з питань персоналу надає клопотання на розгляд командувачеві Національної гвардії України.
Клопотання має містити військове звання (за наявності) прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), посаду, а також коротко зазначаються конкретні факти бойової (службово-бойової, службової, спеціальної) діяльності військовослужбовця (працівника), який подається до заохочення, відомості про наявність нагороджень відомчими заохочувальними відзнаками Національної гвардії України та почесними нагрудними знаками командувача Національної гвардії України, відомості щодо не знятих дисциплінарних стягнень.
Оформлення клопотання покладається на працівників підрозділу з питань персоналу за поданням безпосереднього командира (начальника), який вносить пропозицію щодо нагородження підлеглого.