При надходженні відомостей про виборців орган ведення здійснює конвертацію електронних файлів відповідних подань у "xml-формат" з використанням програмних засобів АІТС Реєстру і проводить візуальний та автоматизований контроль повноти і коректності персональних даних Реєстру.
У разі якщо відомості про виборців були подані відповідними органами, закладами, установами та організаціями й опрацьовані органом ведення до первинного формування бази даних Реєстру, відповідна частина електронного файлу подання з відомостями може не завантажуватися до АІТС Реєстру.