Відповідальна особа, яка здійснює попередній запис громадян на особистий прийом:
з'ясовує прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (реєстрації) громадянина, короткий зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів дипломатичної служби України вже звертався громадянин і яке було прийнято рішення, вивчає матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень), та подає цю інформацію посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом;
забезпечує добірку матеріалів з питання, що розглядатиметься (попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду);
забезпечує направлення звернення, що подано під час особистого прийому, структурному підрозділу МЗС відповідно до компетенції;
здійснює консультації та роз'яснення для громадян щодо порядку вирішення порушених питань.
Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, які не стосуються звернення.