Дані про особу громадянина, який звернувся до МЗС, стислий зміст питань, з якими він звернувся, а також результати їхнього розгляду записуються у журналі обліку особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України за встановленою формою згідно з додатком.