У разі коли порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо через його складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмового звернення.
Подане громадянином під час особистого прийому письмове звернення розглядається в порядку, встановленому Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), і реєструється згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 ( 348-97-п ).