Інформація про приліт до України повітряного судна, що виконує спеціальний рейс з делегацією іноземної держави, надходить до Укравіатрансу від консульського управління Міністерства закордонних справ України або диспетчерськими каналами цивільної авіації. Вона також може бути підтверджена програмою візиту, яку надсилає відповідний орган державної влади.