Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 ( 348-97-п ). На кожного громадянина заводиться картка обліку, де вказуються дані про громадянина, короткий зміст питань та повна інформація посадової особи, що веде прийом, про результати розгляду, яка засвідчується його особистим підписом та датою.
Керівники Міністерства та самостійних структурних підрозділів ведуть Журнал обліку особистого прийому громадян відповідно до вищезазначеної Інструкції.