Архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою забезпечення схоронності документів і захисту законних прав та інтересів власників документів або інших осіб. Обмеження встановлюються на вимогу власника документів або інших заінтересованих осіб з повідомленням Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
Місцеві державні архівні установи створюються у порядку, передбаченому законом, для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території.
Зазначені обмеження не поширюються на працівників суду, правоохоронних та контрольно-ревізійних органів, які виконують службові завдання, а також на інші випадки, передбачені чинним законодавством.
До місцевих державних архівних установ належать державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій.
Місцеві державні архівні установи є структурними підрозділами місцевих державних адміністрацій і у своїй діяльності підзвітні та підконтрольні центральному органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються у порядку, встановленому Законом України "Про місцеві державні адміністрації" ( 586-14 ).