Національний архівний фонд формується у порядку, встановленому цим Законом, із документів державних органів, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, а також документів громадян та їх об'єднань.
Архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівні установи, засновані фізичними особами, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою забезпечення збереженості документів і захисту прав та законних інтересів власників документів або інших осіб. Обмеження встановлюються на вимогу власника документів або інших заінтересованих осіб з письмовим повідомленням центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Держава виявляє особливу турботу про поповнення Національного архівного фонду документами історико-культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України, у пріоритетному порядку підтримує і фінансує їх виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях. Централізований облік зазначених документів здійснюється Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
У випадках, передбачених законом, обмеження, зазначені у частинах четвертій і п'ятій статті 16 цього Закону та частині першій цієї статті, не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання. Законом можуть бути передбачені інші випадки, коли зазначені обмеження не застосовуються.