У цьому Законі наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:
архівний документ - документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця і часу створення та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об'єкт рухомого майна;
документ Національного архівного фонду - архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою і який зареєстрований як складова Національного архівного фонду;
Національний архівний фонд - сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації;
унікальний документ - документ Національного архівного фонду, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;
архівна справа - галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов'язані із нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться;
діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами;
архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства;
державна архівна установа - архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України;
приватне архівне зібрання - зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб;
таємний архів - архівна установа, про існування якої не заявлено публічно;
користувач архівними документами - фізична або юридична особа, яка з дозволу власника або уповноваженої ним особи ознайомлюється з архівними документами;
державна реєстрація документів - оформлення свідоцтва власнику документів про належність їх до складу Національного архівного фонду, що здійснюється з метою державного контролю за місцем і умовами зберігання документів;
довідковий апарат - довідники у будь-якій формі (путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних, номенклатури справ тощо), призначені для пошуку архівних документів або відомостей, що містяться в них;
номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;
архівна довідка - документ архівної установи, оформлений відповідно до законодавства, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних.