Орган ліцензування після надходження заяви про видачу ліцензії формує ліцензійну справу щодо кожного суб'єкта, в якій зберігаються документи, що подаються суб'єктом господарювання для видачі, переоформлення ліцензії, видачі дублікатів ліцензії, документи, пов'язані із зміною даних в документах, що додаються до заяви про видачу ліцензії, а також копії рішень органу ліцензування про видачу, переоформлення та анулювання ліцензії, про видачу дублікатів ліцензії, розпорядження про усунення порушень ліцензійних умов.
Орган ліцензування фіксує дату надходження документів у журналі обліку заяв та виданих ліцензій. Журнал обліку заяв та виданих ліцензій ведеться на кожний вид господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню.
Журнал обліку заяв і виданих ліцензій повинен містити відомості про заявника, дату надходження заяви на видачу ліцензії, номер та дату прийняття рішення про видачу ліцензії або про відмову у її видачі, а також відомості про видачу копій ліцензії.
При видачі ліцензії у журналі обліку заяв та виданих ліцензій зазначаються дата видачі ліцензії, прізвище заявника, якого ознайомлено з ліцензійними умовами провадження певного виду господарської діяльності, що засвідчується його підписом.
Орган ліцензування несе відповідальність за зберігання ліцензійної справи.
Орган ліцензування формує і веде ліцензійний реєстр з певного виду господарської діяльності.
До ліцензійного реєстру заносяться:
відомості про суб'єкта господарювання - ліцензіата;
відомості про орган ліцензування, який видав ліцензію;
вид господарської діяльності згідно з виданою ліцензією;
дата прийняття рішення про видачу ліцензії та номер рішення;
серія та номер ліцензії;
строк дії ліцензії;
відомості про переоформлення ліцензії, видачу дубліката ліцензії, видачу копій ліцензії;
підстави, дата і номер розпорядження про необхідність усунення порушень ліцензійних умов;
підстави, дата і номер рішення про анулювання ліцензії;
підстави, дата і номер рішення про визнання ліцензії недійсною.
Спеціально уповноважений орган з питань ліцензування веде Єдиний ліцензійний реєстр, який містить відомості ліцензійних реєстрів та ідентифікаційні коди органів ліцензування.
Інформація, яка міститься в Єдиному ліцензійному реєстрі та ліцензійних реєстрах, є відкритою. За користування їх даними справляється плата, яка зараховується до Державного бюджету України.
Порядок формування, ведення та користування ліцензійними реєстрами, порядок надання відомостей з ліцензійних реєстрів до Єдиного ліцензійного реєстру визначається Кабінетом Міністрів України.
Органи державної влади звільняються від плати за користування даними Єдиного ліцензійного реєстру та ліцензійних реєстрів.