Усі заохочення та дисциплінарні стягнення, передбачені цим Статутом, включаючи заохочення, оголошені начальником усьому особовому складу органу чи підрозділу цивільного захисту, в тижневий строк заносяться до відповідного розділу особової справи та відповідно до журналів обліку заохочень чи обліку дисциплінарних стягнень.